Kafe-sviaz.ru

Финансовый журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инвентаризация первичных документов бухгалтерского учета

Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. Операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

— первичные (накладные, счета-фактуры)

— учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Все первичные документы делятся на:

— организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности). Они разрешают проведение операций, информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

— оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.п.). Они отражают факт совершения операции информация, содержащаяся в них, отражается в учетных регистрах;

— разрешительно-оправдательные (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату зарплаты);

— документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Все документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

— наименование организации, от имени которой составлен документ

— количественные и стоимостные измерители

— фамилия и должность лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления

— личные подписи этих лиц и их расшифровки

— печати организации, штампы.

В документе не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Все документы должны составляться на русском языке. При невозможности оформления на русском языке (например, сертификаты по обучению за границей) обязателен построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

— по форме (полнота заполнения всех реквизитов)

— арифметически (подсчет сумм)

— по содержанию (законность операций)

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель (кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно).

плановые и — внеплановые.

В зависимости от объема:

По периодичности проведения:

— текущие и — перманентные (постоянные, непрерывные)

По перечню решаемых вопросов:

— комплексные и тематические.

Обязательное проведение инвентаризации требуется в случаях:

— смены материально-ответственного лица (на дату передачи дел)

— передачи имущества в аренду (на дату оформления хоз. операции)

— составления годовой отчетности

— кражи (порчи ценностей) (сразу же при их обнаружении)

— форс мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, аварии и т.п.) (сразу после их окончания).

— ликвидация, реорганизация предприятия и в др. случаях, предусмотренных законодательством.

Основание для проведения инвентаризации – ПБУ «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия (в нее обязательно входит гл. бухгалтер).

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом.

Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится только в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

Результаты проверки материальных ценностей записываются в инвентаризационной описи.

Излишки ТМЦ, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации (Д 10, 50, 43, 41 К 91).

Недостачи, независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие и испорченные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения (Д 20, 44 К 10, 43, 41).

Недостающие и испорченные ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена – то убытки списываются на финансовые результаты организации (Д 91 К 94).

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Читать еще:  Порядок признания выручки в учетной политике

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы, к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.
Читать еще:  Электронная газета учет

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Первичные документы учета инвентаризации

Определение понятия инвентаризация

Для того чтобы понимать финансовое положение организации и иметь достоверное представление об имуществе организации, необходима инвентаризация.

Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Порядок и сроки инвентаризации

Инвентаризация представляет собой контрольную функцию учета, которая помогает выявить необоснованные случаи уменьшения капитала организации. Порядок инвентаризации регулируется ФЗ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказом Минфина России N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Организация должна иметь постоянно действующую комиссию по инвентаризации. Если объем работы достаточно большой, то в этом случае создаются инвентаризационные комиссии. Состав комиссии должен состоять из специалистов, которые должны в обязательно порядке присутствовать на проведении. Если комиссия буде неполной, то данные результаты проверки можно посчитать недействительными. В состав комиссии могут входить: представители администрации, работники из бухгалтерии и другие специалисты организации. Важным аспектом заключается в том, что:

Готовые работы на аналогичную тему

  • в состав инвентаризационной комиссии не должны входить материально-ответственные лица, но в ходе проверки они должны присутствовать;
  • состав комиссии должен быть полным.

Обязательной инвентаризации должна быть при:

  • ликвидации предприятия;
  • смене руководства;
  • выявления хищения.

После созданной комиссии необходимо издать приказ руководителя. Приказ о проведении инвентаризации является обязательным. Он создается по Унифицированной форме приказа № ИНВ-22 утверждённой Госкомстатом России (Постановление от 18.08.1998 г. № 88). Несмотря на то, что в вышедшем законе 402-ФЗ содержатся унифицированные формы и они не являются обязательными, для бухгалтеров вышеуказанная форма привычнее.

В приказе указывается:

  • состав комиссии;
  • причину и срок инвентаризации;
  • что именно подвергается инвентаризации.

При проверке необходимо учитывать соответствие начисленных сумм заработной плате и другим выплатам системы оплаты труда. Также проверке подлежат данные об отработанном времени, локально нормативные акты работодателя, определяется причина задолженности, если таковая имеется. Проверке подвергаются синтаксический и аналитический учет.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Инвентаризацию необходимо проводить не ранее 1 октября перед тем, как будет составляться годовая отчетность организации.

Проводить инвентаризацию можно раз в три года, если организация имеет принадлежность к библиотечному фонду, то раз в пять лет. Инвентаризация в условиях Крайнего Севера проводится с учетом периода наименьших остатков. Перед инвентаризацией необходимо учитывать данные особенности.

Инвентаризация может подразделяться по охвату имущества на: полную и частичную. При полной инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательства, при частичной один или несколько видов имущества или обязательства. По основаниям проведения на плановую и внезапную. Плановая проводится в указанный срок, внеплановая по решению руководства.

Помимо этого существуют инвентаризация по обязательствам проведения: обязательная и инициативная и по методу проведения: натуральная и документальная.

Первичные документы при инвентаризации

Согласно № ПЗ-10/2012 Минфин указал, что с 1 января 2013 года необходимо использовать формы первичных документов, установленных уполномоченными органами. Это означает, что самостоятельно разработанные формы могут вызвать вопросы у контролирующих органов. К первичным документам относят:

  • инвентаризационная описи основных средств нематериальных активов;
  • описи товарно-материальных ценностей, сюда относят и те, которые приняты на ответственное хранение;
  • инвентаризационный ярлык;
  • акты инвентаризации по отгруженным товарно-материальным ценностям, расходов будущих периодов;
  • документы, подтверждаюшие расход наличных денежных средств;
  • акты по расчетам с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами;
  • справка по акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
  • приказ о проведении инвентаризации;
  • ведомость с результатами инвентаризации.
Читать еще:  Принятие к учету нма

По результатам инвентаризации составляются описи акты. К акту прилагается справка в разрезе синтетических счетов. В описях незаполненные строки прочеркиваются. А акты должны подписать все материально ответственные лица и члены комиссии. Выявленные нарушения и расхождения регистрируются в бухгалтерском учете.

Инвентаризация достаточно сложный и ответственный участок в работе организации. В связи с различными факторами в учете могут возникать различные расхождения. Это может быть связано с различного рода ошибками, связанными с бухгалтерским учетом или злоупотреблением материально-ответственных лиц.

Функция инвентаризации в обеспечении достоверности данных бухгалтерской отчетности и выявление расхождений в учете. Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производстве, предупреждая о хищении и выявление злоупотреблений.

Необходимо иметь реальное представление о нормативно-законодательной базе и правилах проведения инвентаризационного процесса, анализировать проведении инвентаризации и формирования ее результатов в бухгалтерском учете, а также учитывать основные ошибки при инвентаризации.

На сегодняшний день заинтересованность работодателей в качественной инвентаризации достаточно высока. Она позволяет сформировать бухгалтерскую отчетность по всем стандартам и правилам.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. Операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

— первичные (накладные, счета-фактуры)

— учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Все первичные документы делятся на:

— организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности). Они разрешают проведение операций, информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

— оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.п.). Они отражают факт совершения операции информация, содержащаяся в них, отражается в учетных регистрах;

— разрешительно-оправдательные (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату зарплаты);

— документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Все документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

— наименование организации, от имени которой составлен документ

— количественные и стоимостные измерители

— фамилия и должность лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления

— личные подписи этих лиц и их расшифровки

— печати организации, штампы.

В документе не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Все документы должны составляться на русском языке. При невозможности оформления на русском языке (например, сертификаты по обучению за границей) обязателен построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

— по форме (полнота заполнения всех реквизитов)

— арифметически (подсчет сумм)

— по содержанию (законность операций)

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель (кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно).

плановые и — внеплановые.

В зависимости от объема:

По периодичности проведения:

— текущие и — перманентные (постоянные, непрерывные)

По перечню решаемых вопросов:

— комплексные и тематические.

Обязательное проведение инвентаризации требуется в случаях:

— смены материально-ответственного лица (на дату передачи дел)

— передачи имущества в аренду (на дату оформления хоз. операции)

— составления годовой отчетности

— кражи (порчи ценностей) (сразу же при их обнаружении)

— форс мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, аварии и т.п.) (сразу после их окончания).

— ликвидация, реорганизация предприятия и в др. случаях, предусмотренных законодательством.

Основание для проведения инвентаризации – ПБУ «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия (в нее обязательно входит гл. бухгалтер).

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом.

Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится только в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

Результаты проверки материальных ценностей записываются в инвентаризационной описи.

Излишки ТМЦ, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации (Д 10, 50, 43, 41 К 91).

Недостачи, независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие и испорченные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения (Д 20, 44 К 10, 43, 41).

Недостающие и испорченные ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена – то убытки списываются на финансовые результаты организации (Д 91 К 94).

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector