Kafe-sviaz.ru

Финансовый журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Форма учета журнала учета первичных документов

Журналы учёта

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

  • Факт составления бумаги.
  • Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

  • Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.
  • Анализ имеющихся бумаг.
  • Отчетная работа.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

  • Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
  • Это основание для начисления ЗП.
  • Поддержание дисциплины в организации.
  • Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

  • регистрации заявлений;
  • учета сотрудников, отправленных в командировки;
  • регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

  • Название документа.
  • Название компании.
  • Дата начала и завершения ведения.
  • Регистрационный номер.
  • Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Читать еще:  Что такое учет тмц

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Читать еще:  Нефискальный чек можно принять к учету

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Правила ведения и оформления учетных документов

Все учетные документы в зависимости от назначения классифицируются на три группы:

– первая — первичные документы;

– вторая – книги и карточки учета;

– третью группу составляют документы вспомогательного характера.

Первичные документы служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета. Перечень первичных документов, их формы установлены «Руководством по учету материальных средств. », «Инструкцией по бюджетному учету…» . К ним относятся накладные, раздаточные (сдаточные) ведомости, акты, квитанции, аттестаты и ряд других.

Книги и карточки учета предназначены для отражения наличия, движения, качественного (технического) состояния материальных средств за определенный период по объектам учета и в целом за воинскую часть, их перечень и формы также определяются вышеуказанными руководящими документами. К ним относятся: книга регистрации учетных документов, книга складского учета материалов, книга учета материальных средств, книга учета материальных средств, выданных во временное пользование, карточки учета материальных ценностей личного пользования и другие.

Учетные документы вспомогательного характера предназначены для обеспечения выполнения операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В перечень таких документов включаются: сопроводительные и упаковочные листы, стеллажные ярлыки, описи материальных ценностей и другие.

По структуре каждый первичный учетный документ состоит из трех частей: заголовочная часть, содержательная часть и оформляющая.

В заголовочной части содержится информация о виде документа (накладная, раздаточная ведомость, акт или какой-либо другой документ). Здесь же указывается вид материальных средств, основание для совершения хозяйственной операции, дата совершения операции, а также другая информация.

В содержательной части документа содержится информация о полном наименовании материальных средств, код номенклатуры, единицах его измерения, категории, количестве, стоимости, а также другая необходимая информация.

В оформляющей части документа содержатся подписи (и утверждения должностных лиц, имеющих право распоряжаться указанными материальными средствами), скрепленные соответствующими мастичными печатями и материально-ответственных лиц, дата произведенной хозяйственной операции и другая информация.

Читать еще:  Аренда помещений в бухгалтерском учете проводки

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает командир воинской части по согласованию с начальником финансового органа.

Ответственность за своевременное и доброкачественное оформление документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичные учетные документы, оформляемые в воинской части, нумеруются по порядку с начала года и регистрируются в книге регистрации учетных документов формы № 25, в которой на каждый документ открывается отдельный лист. Нумерация ведется отдельно по каждому виду документа.

Первичные документы разрабатываются на бланках установленной формы. Если некоторые реквизиты бланка не заполнены, то свободное место прочеркивается. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или пишущих и счетных машинах (черным, синим или фиолетовым цветом). Документ должен быть оформлен аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Допущенная при оформлении документа ошибка, зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), записывается правильный текст или цифра и заверяется подписью лица, оформляющего документ. На аттестатах и доверенностях делать исправления не разрешается.

Исполненные первичные учетные документы формируются в дела в хронологическом порядке, каждое дело обычно включает в себя до 250 листов документов при толщине не более четырех сантиметров. На первой странице дела подшивается опись документов.

Изъятие первичных учетных документов разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений, в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документа оформляется протоколом. С разрешения органов, производящих изъятие документа, можно снять копии.

В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов, командир части назначает расследование. Результаты расследования объявляются в приказе командира части и оформляются актом. Восстановление учета производится или по копиям первичных учетных документов, или по данным довольствующего органа, или по результатам инвентаризации.

При оформлении книг и карточек учета соблюдаются требования, аналогичные ранее указанным. Особенностями при оформлении книг и карточек учета являются:

1. В каждой книге учета все листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью «Для пакетов» воинской части. Количество листов удостоверяется подписью: в книгах, ведущихся в подразделениях – командиром подразделения; на складе, мастерской и др. объектах службы – начальником вещевой службы.

2. В книге для каждого наименования вещевого имущества отводится определенное количество страниц (исходя из прошлого опыта движений по данному имуществу). Наименование материальных средств указывается в последовательности, соответствующей отчет-заявке.

3. В начале каждой книги указывается ее содержание.

4. Книги регистрируются в строевой части по номенклатуре дел и книг.

5. Первоначальные записи в книгах (карточках) учета производятся: на основании первичных учетных документов, или актов инвентаризации, или итоговых данных предыдущих книг (карточек) учета. По долгосрочным предметам одновременно указывается год выдачи их в носку (эксплуатацию). Первоначальные записи, перенесенные из других книг (карточек), подтверждаются подписями начальника вещевой службы и лица, ведущего учет.

6. Итоги о приходе, расходе и остатках имущества подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, приеме-сдаче дел и должности. Итоги подчеркиваются чертой (годовые – двумя чертами) и подтверждаются подписями: лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет.

7. Записи о сверке в книгах (карточках) производятся отдельной строкой, согласно пояснениям к каждой форме.

8. Книги (карточки) ведутся до полного использования. Ежегодно они перерегистрируются по Номенклатуре дел и книг, ведущейся в строевой части.

9. В случае утери книг (карточек) они восстанавливаются по первичным документам.

Аналогично оформляются вспомогательные учетные документы.

Бланки документов строгого учета — аттестат военнослужащего ф. 21, учитываются по книжкам (блокнотам) с указанием их номеров в книге учета ф. 26 (ф. М-17) вещевой службы. Они хранятся отдельно, в сейфе начальника вещевой службы. Израсходованные аттестаты списываются по акту о списании бланков строгой отчетности в конце каждого отчетного периода. Акт утверждает командир части.

В подразделениях воинской части и в вещевой ремонтной мастерской применяются следующие первичные учетные документы (табл. № 2)

Перечень первичных учетных документов и книг учета,

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector