Kafe-sviaz.ru

Финансовый журнал
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

План факт анализ пример

План факт анализ пример

У многих план-фактный анализ вызывает скучные ассоциации с плановой экономикой, советскими кабинетами заводоуправления и страницами, исписанными мелкими непонятными цифрами. Да, план-фактный анализ может быть таким, но может он быть и другим – наглядным, насыщенным, побуждающим к действию. Прочитайте статью и сделайте план-фактный анализ в вашей компании лучше!

Что такое план-фактный анализ

Сначала общее определение. План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период.

Необходимые аналитические разрезы (аналитики) определяются предприятием самостоятельно, чаще всего используются:

  1. Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
  2. Статьи управленческого баланса.
  3. Центры финансовой ответственности.
  4. Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
  5. Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.

А теперь сущность план-фактного анализа.

План-факт анализ – это то, для чего создается бюджетирование на предприятии. Это инструмент верхнего уровня, который должен давать топ-менеджменту наглядную картину деятельности предприятия и служить информационной базой для принятия своевременных и правильных управленческих решений.

Основная ошибка множества бизнесов – создать систему бюджетирования на предприятии и не проводить при этом план-фактный анализ.

Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. По итогам года (отчетного периода) никто в компании не может ответить:

  • почему предприятие не выполнило / перевыполнило план?
  • какие отделы отработали хорошо, а какие хуже запланированных показателей и почему?
  • какой план нужно составлять на следующий год? Ниже или выше текущего? И почему?

В результате встречаются предприятия (автор их встречает, к сожалению, часто) в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.

Внедрение план-фактного анализа и контроля фактических показателей по бюджету в корне меняет ситуацию, позволяет держать руку на пульсе предприятия и вовремя вмешиваться, если что-то пошло не так.

Как провести план-фактный анализ

Начинать всегда стоит с постановки правильной системы учета и бюджетирования. Допустим, в вашей компании уже налажен учет по аналитикам и внедрены бюджеты. Бюджеты на предстоящий год составлены, фактические цифры сводятся в формы, аналогичные бюджетам.

На конец каждого отчетного периода вы можете выгрузить два столбца показателей: плановый и фактический.

Проведем план-фактный анализ на примере бюджета доходов и расходов производственно-торговой компании за 1 квартал.

Шаг 1

Выгрузим плановые и фактические показатели за 1 квартал и посчитаем абсолютные и относительные отклонения по формулам:

Откл абс = Факт — План

Для статей выручки и прибыли:

Откл относит = Откл абс / План

Для статей затрат:

Откл относит = Откл абс / -План

Встречаются предприятия, в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.

Шаг 2

Выделим коридор допустимых значений абсолютных и относительных отклонений.

В каждой компании должен быть установлен свой коридор, который зависит от:

  1. Для абсолютных отклонений – суммы вещественности (материальности) по валюте баланса. У кого-то это будет сто тысяч рублей, у кого-то десять миллионов рублей.
  2. Для относительных отклонений – соотносимости полученной от выяснения причин отклонения выгоды и затрат, понесенных на это выяснение.

Для нашего примера возьмем +/-100 коридор по абсолютным отклонениям и +/-5% по относительным.

Шаг 3

Значительные положительные изменения выделим зеленым цветом.

Управленческие отчеты: план-факт анализ

«Консультант», 2010, N 7

Все бюджетные формы подготовлены, основные управленческие отчеты составлены. И осталось дело за главным — формированием отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. Какие подводные камни таит в себе этот процесс? И каким образом воспользоваться полученной из этих отчетов информацией?

Прежде напомним, что управленческий учет на предприятии включает в себя три взаимосвязанных составляющих:

  • бюджетирование;
  • расчет затрат и калькулирование себестоимости;
  • анализ и выработку управленческих решений.
Читать еще:  Особенности развития экономического анализа в россии

Под бюджетированием понимается процесс подготовки комплекта прогнозных форм (бюджетов). Фактически это планирование будущих доходов и расходов путем разработки плановых показателей и разнесения плановой информации в табличные формы. По окончании установленного периода плановые показатели сравниваются с фактическими и проводится анализ их отклонений. Периодичность определяется предприятием самостоятельно.

Процесс бюджетирования происходит в следующей логической последовательности:

  1. подготовка бюджета продаж (план продаж);
  2. на основе бюджета продаж готовятся бюджет производства и бюджет производственных запасов;
  3. бюджет производства включает подготовку бюджета прямых затрат на материалы, бюджета общепроизводственных накладных расходов и бюджета прямых затрат на оплату труда;
  4. п. п. 2 и 3 формируют производственную себестоимость продукции;
  5. готовятся бюджеты коммерческих расходов и расходов на управление;
  6. на основе вышеперечисленных бюджетов составляются прогнозные формы отчета о прибылях и убытках (бюджет прибылей и убытков), отчета о движении денежных средств и баланса.

Расчет затрат и калькулирование себестоимости включают сбор, классификацию информации о затратах и ее анализ.

Анализ и выработка управленческих решений базируются на подготовке комплекта отчетов о фактически произведенных затратах и полученных доходах.

Так как управленческая отчетность предназначена для внутренних пользователей, формы отчетов не являются регламентированными. Для удобства проведения анализа отклонений фактических показателей от плановых формы отчетов должны совпадать с формами бюджетов, за исключением того, что содержат фактические данные. Дополнительно формы могут включать фактические данные за прошедшие периоды.

Помимо бюджетных форм в целях управленческого учета могут готовиться и другие отчеты, например по дебиторской/кредиторской задолженности и по ее старению. Количество и полный перечень отчетных форм зависят от потребностей организации.

В рамках данной статьи подробнее остановимся на процессе формирования прогнозных и фактических отчетов о прибылях и убытках и отчетов о движении денежных средств, проанализируем их и на примерах рассмотрим, какие управленческие решения могут основываться на полученных данных.

Отчет о прибылях и убытках

Прогнозный

Бюджет прибылей и убытков — первый из документов основного бюджета, содержит в себе ряд показателей за планируемые периоды. Периодичность составления и количество периодов выбираются организацией самостоятельно. Данные отчета могут содержать, например, помесячную или поквартальную информацию за год или ряд лет; они могут быть общими по всему предприятию либо подразделяться в разрезе видов деятельности (по независимым бизнес-единицам) или по видам выпускаемой продукции.

Форму бюджета прибылей и убытков можно построить на основе формы N 2 бухгалтерской отчетности, внеся туда необходимые корректировки.

Анализ прибылей и убытков показывает, какой доход организация зарабатывает за периоды и какие затраты несет.

Пример 1. В таблице 1 представлен прогнозный бюджет прибылей и убытков компании А.

Качественный план-фактный анализ в Excel

Занимаясь план-фактным анализом, сравнивают и изучают плановые и фактические значения показателей, объясняют полученные отклонения и формулируют выводы.

Для качественного анализа необходимо иметь плановые данные и фактические значения. Из статьи вы узнаете, как c помощью Excel:

  • разработать формы таблиц и алгоритм для анализа данных;
  • прописать формулы расчета;
  • автоматизировать выборку значений;
  • подготовить отчеты в требуемой детализации и др.

ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ

Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».

Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.

Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):

  • товарное направление;
  • товарная группа;
  • товарная подгруппа;
  • номенклатура и т. д.

В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль» (рис. 1).

Выводы на основании первичных данных отчета:

1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс. руб., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 %.

При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;

2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:

  • поломка оборудования;
  • отсутствие комплектующих;
  • отсутствие заказов;
  • ввод нового продукта (товарная группа 8) и замена им товарной группы 7.

Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.

Читать еще:  Анализ социально экономических показателей

Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ».

На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).

Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:

1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.

Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».

2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А.

Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.

Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.

3. Не должно быть пустых строчек в ячейках массива.

При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».

Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:

Пояснения к формуле:

$A5 — значение для поиска;

A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;

2 — номер столбца заданного массива, из которого нужно перенести значение. Важный момент: при копировании формулы номер столбца в первой строчке меняют. Далее эта формула копируется на все строчки: =ВПР($A5;’План-Факт’!$A$5:$I$12;3,4,5 и т. д.;0);

0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);

$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.

БЛОГ

Только качественные посты

Динамический План Факт анализ в Microsoft Excel

Смотрите видео к статье:

Давайте разберемся, что под этим подразумевается:

У нас есть План и Факт каких-то значений, например, «Продаж», где:

  • План – плановое/прогнозное значение, которое мы хотим достичь, т.е. «План продаж»
  • Факт – фактическое/текущее значение, которого нам удалось достичь, т.е. «Факт продаж»

Проведем анализ План – Факта, для этого посчитаем следующие значения:

  • Отклонение от выполнения плана – сравниваем Факт с Планом в абсолютном значении, видим отклонения от выполнения плана в абсолюте. Соответственно, отклонение равное «0» говорит нам о том, что план выполнен полностью
  • Выполнение плана — сравниваем Факт с Планом в относительном значении, видим выполнение плана в процентах. Соответственно, результат равный «100%» говорит нам о том, что план выполнен полностью

Детализация План Факт анализа

План может иметь разную детализацию – это определяет детализацию (глубину) План/Факт анализа, например:

  • План может быть выставлен по каждому «Товару» – это будет одноуровневый план
  • План может быть выставлен по каждому «Товару» и для каждого «Клиента» – это будет двухуровневый план
  • План может быть выставлен по каждому «Товару» и для каждого «Клиента» в разрезе «Каналов продаж» – это будет трехуровневый план (предполагается, что один клиент может работать в разных каналах продаж)

Все это называется — уровни планирования, т.е.: 1 уровень, 2 уровень, 3 уровень (на практике более 3-х уровней не используется)

(Здесь нужно уточнить, что естественные атрибуты/иерархии не считаются уровнями планирования. Например, если у нас есть план по товарам, то план по категориям — это просто сумма товаров. Проще говоря, если атрибуты/иерархии не увеличивают количество строк детализации плана, то это не уровень планирования)

Также, как правило, план имеет базовый уровень планирования (детализации) – это Время, чаще всего план детализируется для каждого месяца

Уровни планирования – это самый важный критерий в системе планирования, который определяет сложность планирования. Например, если у Вас трехуровневый план продаж (=трехуровневая система планирования продаж в разрезе: Канал продаж/Клиент/Товар), где имеется:

  • Каналов продаж = 5
  • Клиентов = 1000
  • Товаров = 300

То Вам нужно спланировать: 5 * 1000 * 300 = 1 500 000 строк детализации плана, т.е. плановых значений по умолчанию для каждого месяца. Соответственно, умножаем это на *12 получаем, 18 000 000 строк в год

Читать еще:  Анализ структуры предприятия

Поэтому самые распространенные системы планирования в продажах бывают 1-2 уровневые. Вот несколько примеров уровней планирования для отделов продаж:

  • Менеджер/Клиент – один уровень (если с одним клиентом работает один менеджер)
  • Бренд/Товар – один уровень
  • Категория/Товар – один уровень
  • Категория/Бренд — два уровня (если один бренд входит в несколько категорий)
  • Клиент/Товар – два уровня
  • Территория/Товар – два уровня
  • Регион/Товар – два уровня
  • Канал продаж/Товар – два уровня
  • Менеджер/Товар – два уровня
  • Регион/Канал продаж/Товар – три уровня
  • Канал продаж/Клиент/Товар – три уровня (если один клиент работает в нескольких каналах)

В примерах уровень планирования «Товар» можно заменить на «Категорию» или «Брэнд». Это позволит уменьшить количество строк детализации плана продаж

Также, как правило, верхний уровень планирования должен быть связан напрямую с исполнителями – менеджерами отделов продаж, иначе за выполнение плана не будет персональной ответственности

В бизнесе показатели Плана и Факта любых значений называют KPI – ключевые показатели эффективности, об этом подробно можно прочитать в моей статье про KPI

Перейдем к практике…

На практике, ключевой вопрос, который возникает – В какой программе можно выполнить План Факт анализ?

Известно, что на сегодняшний день самым удобным инструментом для анализа данных является Microsoft Excel. Соответственно, План-Факт анализ лучше делать в Excel, и для этого есть три подхода:

  • Подход 1: Значения Плана и Факта хранятся в централизованной базе данных (это вариант наличия в компании полноценной системы Бизнес – аналитики BI), из этой базы BI (SQL или OLAP) данные автоматически подгружаются в Excel, где строится отчет, содержащий «План Факт анализ»
  • Подход 2: Значения Плана хранятся в Excel, а Факт подгружается автоматически из системы Бизнес – аналитики BI, как в первом подходе, на основе этих данных можно также построить отчет, содержащий «План Факт анализ»
  • Подход 3: Значения Плана хранятся в Excel, а Факт вставляется вручную. Например, путем копирования данных из 1С или любой другой корпоративной учетной системы ERP (это случай, когда в компании нет системы Бизнес – аналитики BI), на основе этих данных можно построить отчет, содержащий «План Факт анализ», как во втором подходе

Соответственно, самый продвинутый подход к План Факт анализу – это «Подход 1», который, в первую очередь, позволяет делать динамический План / Факт анализ с помощью Сводных таблиц Excel

Но, как вариант (на случай, если Подход 1 не используется в компании), приведу пример динамического План Факт анализа в Excel для «Подхода 2 и 3», который позволяет получить эффект, близкий к «Подходу 1»

На мой взгляд, это очень удачный и гибкий вариант план факта для предприятия…

Пример: Динамический План Факт анализ в Excel с помощью Сводных таблиц

Как работает?

Лист Данные:

  • На листе «Данные» хранится План для каждого месяца в нужной детализации (каждая строка — это минимальный уровень детализации Плана. В нашем случае — Менеджер/Клиент)
  • Также на лист «Данные» автоматически подтягивается Факт из листа «BI_Факт» для каждой строки детализации Плана (т.е. к каждому значению Плана подтягивается соответствующее значение Факта), для этого используется следующая функция Excel:

Функция СУММЕСЛИМН, которая выполняет суммирование данных по нескольким условиям.

В нашем примере используется следующая формула Excel:
=СУММЕСЛИМН
(
BI_Факт!$D:$D; — Значения Факта
BI_Факт!$A:$A;[@[Месяц ID]]; — Условие 1
BI_Факт!$B:$B;[@Менеджер]; — Условие 2
BI_Факт!$C:$C;[@Контрагент] — Условие 3
)

Лист BI_Факт:

  • На лист «BI_Факт» автоматически загружаются фактические данные из корпоративной BI системы (Подход 2) или фактические данные вставляются вручную (Подход 3)

Лист План_Факт:

  • Лист «План_Факт» содержит динамический «План Факт анализ», который построен с помощью Сводный таблицы Excel, а источником данных Сводной таблицы является лист «Данные»

И самое интересное, что для актуализации данного План Факт анализа при «Подходе 1 и 2» достаточно просто выполнить команду Excel: «Данные» > «Обновить Все», и План Факт станет актуальным на текущий момент времени. В случае «Подхода 3» необходимо предварительно вставить в файл текущий факт продаж

Пошаговая инструкция: Как сделан и работает Excel файл «Динамический План Факт анализ в Excel» находится в видеоуроке к данной статье

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector