Kafe-sviaz.ru

Финансовый журнал
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Анализ характеристик процесса

Анализ процессов

Измерение процессов

Существует несколько критичных для успешного управления бизнес-процессами работ: определение, сбор и использование достоверных измерений. Такие достоверные измерения создают базу, позволяющую определить, насколько хорошо (т.е. результативно) и экономично (т.е. эффективно) удовлетворены потребности внутренних и внешних клиентов. Замеры процессов скажут нам, правильно ли мы понимаем потребности клиентов и переводим ли мы их ожидания и потребности в свою продукцию и услуги. Эти измерения скажут нам так же, как мы понимаем потребности предприятия, предоставляя информацию по контролю расходов о нашем положении в конкурентной среде и той добавленной ценности, которую мы даем своим клиентам.

Три основные категории замеров позволяют определить характеристики бизнес-процессов: эффективность, результативность и время цикла.

По определению, выход результативного процесса (в виде товара или услуги) удовлетворяет или превышает потребности клиента. Замеры процессов, определяющие результативность, соотносятся с уровнем качества выходных результатов процесса (дефекты, ошибки и т.д.). Процесс эффективен, если он достигает минимально возможного уровня потребления ресурсов и удовлетворяет потребности как клиента, так и бизнеса (отходы, переделка и т.д.).

Жизненно важной характеристикой процесса служит время цикла. Замеры времени цикла могут стать самым выявляющим сигналом для характеристик процесса. Время цикла включает затраченное время на выполнение не только работы по созданию добавленной ценности, но также и лишней работы для клиента, компании или обеих сторон.

Анализ процессов – это упорядоченное изучение с помощью количественных инструментов и методов, предпринимаемое с целью оценить характеристики процессов; выявление любой неадекватности и вызывающих ее причин; определение возможностей улучшения и принятие необходимых решений по корректирующим действиям. Цель анализа состоит в установлении причин неадекватных характеристик процесса, таких как дефекты, узкие места, переделки, избыточность, неизвестные требования и т.п.

Анализ обычно ведут вдоль потока процессов на основе уже сделанных замеров. Существует четыре основных этапа в анализе процессного потока:

Этап 1. Проанализируйте каждый символ решения. Ромбовидный символ решения может быть использован для указания либо операции разветвления в процессе, либо проверочной работы. Проверка включает технический контроль, испытания, оценки, осмотры и т.д. Часто на блок-схеме процесса проверка показывается с помощью ответвлений к более раннему этапу (петля обратной связи для переделки/исправления), когда критерии проверки не удовлетворяются. Операционные ответвления просто делят процесс на альтернативные или параллельные потоки, которые продолжают течь в направлении завершения процесса.

Этап 2. Проанализируйте каждую петлю обратной связи по переделке (исправлению). Проверочные работы порождают переделки и отходы. Исследуйте работы в петлях обратной связи по переделкам (исправлениям) и установите те из них, которые можно исключить, если дефекты будут предотвращены, что составляет, как правило, большинство работ. Отыскивайте способ использовать информацию в существующей петле обратной связи с тем, чтобы исключить повторяемость погрешностей. Другое важное соображение, связанное с петлей обратной связи по переделкам, – это ее «длина»: число шагов, которые нужно повторить; потерянное время; израсходованные ресурсы и т.д.

Этап 3. Проанализируйте символ каждой работы. Изучите основной поток процесса. Здесь бригада управления процессами должна поставить под сомнение ценность каждой работы с точки зрения ее стоимости и потребностей клиента. Это необходимо? Это избыточно? Нельзя ли это исключить? Добавляет ли это к той ценности, за которую клиент желает платить? В какой мере предотвращаются ошибки базовым проектом этой работы?

Этап 4. Проанализируйте каждый символ в документации или базе данных. Документы и базы данных являются важным источником информации, учитывая, что устаревшая информация может стать причиной ошибок и неверных решений. На этом этапе обратите особое внимание на информацию, которая записывается более чем в одном месте. Наконец, изыщите возможности использовать информацию, содержащуюся в документах и базе данных, для контроля или дальнейшего улучшения процесса.

Типы слабых мест в проекте процесса:

– избыточность промежуточного продукта;

– избыточность измерений (сверхконтроль);

– промежуточный выход без добавления ценности;

Анализ характеристик процесса

Анализ характеристик процесса

Этапы анализа характеристик:

1) определение основных характеристик (показателей) процесса;

2) определение метрик характеристик для их оценки;

3) мониторинг метрик характеристик процесса.

Основными характеристиками процесса являются следующие показатели:

результативность – характеризует соответствие результатов процесса нуждам и ожиданиям потребителей;

определенность – отражает степень, с которой реальный процесс соответствует описанию;

управляемость – характеризует степень, в которой производится управление выполнением процесса производства требуемых продуктов/услуг, отвечающих определенным целевым показателям;

эффективность – отражает, насколько оптимально используются ресурсы при достижении необходимого результата процесса;

повторяемость – характеризует способность процесса создавать выходные потоки с одинаковыми характеристиками при повторных его реализациях;

гибкость (адаптируемость) – способность процесса приспосабливаться к изменениям внешних условий, перестраиваться так, чтобы не снижались ни результативность, ни эффективность;

стоимость процесса – определяет совокупную стоимость выполнения функций процесса и передачи результатов от одной функции к другой.

Читать еще:  Анализ структуры и динамики активов предприятия

Примеры метрик характеристик процесса:

отношение фактического времени выполнения процесса к плановому времени выполнения;

степень автоматизации по количеству функций (количество функций с возможностью автоматизации / общее количество функций процесса);

степень автоматизации по времени (суммарное время автоматизированных работ / суммарное время выполнения всех работ);

отношение суммарного времени выполнения функций процесса к суммарному времени ожидания;

отношение суммарного времени выполнения функций-интерфейсов взаимодействия с другими процессами к суммарному времени ожидания.

Анализ ошибок процесса

Этапы анализа ошибок процесса:

1) классификация возможных ошибок процесса;

2) описание ошибок процесса;

3) выявление ошибок в процессе.

Возможные ошибки, которые могут возникать при моделировании бизнес-процессов:

незавершенность. Наличие пробелов в описании процесса, например отсутствие подпроцесса, процедуры или информационного ресурса;

несоответствие. Неадекватное использование информационных ресурсов в различных частях процесса. Это приводит к искаженному восприятию информации или к неясности указаний;

иерархическая несовместимость. Несовместимость процесса с подпроцессами, его составляющими;

«наследственная» несовместимость. Наличие конфликта между основными и последующими процессами.

Анализ динамики процессов

Динамика процессов исследуется с помощью динамической (имитационной) модели.

Имитационное моделирование – это методика, позволяющая представлять в рамках динамической компьютерной модели протекание процессов, действия людей и применение технологий, используемых в изучаемых процессах.

Динамическое имитационное моделирование позволяет генерировать конкретные бизнес-случаи выполнения бизнес-процесса на заданном интервале времени. Для построения оптимального бизнес-процесса разрабатывается несколько альтернатив, которые анализируются с помощью метода имитационного моделирования.

При использовании механизма динамического моделирования для каждого разработанного варианта модели можно получить набор статистики как по процессу в целом, так и по отдельным его элементам. Статистика включает такие параметры, как среднее время выполнения процесса, общее время ожидания, среднее время выполнения отдельных функций, коэффициент использования исполнителей и других ресурсов и т. д. Полученная статистика служит основой как для оценки текущего процесса, так и для сравнения альтернативных вариантов и выбора наиболее оптимального из них. Альтернативы могут вырабатываться индивидуально на основе эмпирических исследований либо автоматическим способом – по случайному принципу.

Анализ рисков процесса

Операционный риск можно определить как риск прямых или косвенных убытков в результате неверного исполнения бизнес-процессов, неэффективности процедур внутреннего контроля, технологических сбоев, несанкционированных действий персонала или внешнего воздействия.

Операционный риск критичен для тех процессов, которые характеризуются:

значимостью для деятельности организации в целом;

большим числом транзакций в единицу времени;

сложной системой технической поддержки.

Выделяемые обычно риск-факторы аналогичны показателям состояния внутренней операционной среды и бизнес-процессов – объем операций, оборот, процент ошибочных действий. Управление операционными рисками – проблема, решаемая построением прозрачных и управляемых бизнес-процессов, правильной организационной структурой с опорой на экспертное знание.

Этапы анализа рисков процесса:

1) структуризация рисков;

2) описание рисков и процессов, их предотвращающих;

3) определение рисков в бизнес-процессах.

Анализ ресурсного окружения процессов

Основу процесса составляют выполняемые функции. Для выполнения каждой из функций требуются ресурсы:

людские – участники процесса (кто выполняет);

производственные – станки, оборудование, компьютеры, транспорт (при помощи чего выполняет);

материальные – материалы, комплектующие, энергетические ресурсы (с использованием чего выполняет);

информационные – данные, документы, информация (на основании чего выполняет);

интеллектуальные – знания и полномочия участников и владельца процесса.

Все эти ресурсы должны быть определены и описаны для каждой функции, выполняемой в процессе.

Например, операционное окружение таможенных процессов включает:

организационное наполнение (перечень исполнителей на уровне должностных лиц и подразделений, участвующих в процессе);

системное наполнение (перечень информационных и технических систем, используемых в процессе);

функциональное наполнение (перечень функций, выполняемых исполнителями на уровне должностных лиц и подразделений в процессе);

информационное наполнение (перечень документов и данных разного типа, используемых в процессе).

Анализ возможностей стандартизации процесса (создание эталонных, референтных моделей)

Эталоны могут служить базовыми критериями для инжиниринга бизнес-процессов. Сопоставление собственного бизнес-процесса с аналогичным процессом, взятым за образец, позволяет получить целевые, или ориентировочные, показатели. Такая процедура называется эталонным сравнением. Расхождение между характеристиками эталонного процесса и собственными показателями может подсказать, как лучше организовать у себя бизнес-процессы. Целевыми критериями при эталонном сравнении могут выступать финансовые, временные или совокупные показатели, например стоимость процесса, пропускная способность или величина входа/выхода, хотя немаловажное значение имеют и более субъективные характеристики, связанные со степенью удовлетворенности клиентов. Концепция эталонного сравнения не нова, но она всегда позволяет по-новому подойти к совершенствованию бизнес-процесса и необходимому для него сокращению времени.

При моделировании процессов «как есть» и «как должно быть» анализу подвергаются топология и ошибки процесса, а также «операционное окружение» процесса. То есть рассматриваются модели в состоянии «как есть», выявляются возможные варианты их оптимизации, их изменения и построения нового варианта операционного окружения соответствующей логики (организации) процесса.

Читать еще:  Качественные методы анализа

Анализ процессов

Измерение процессов

Существует несколько критичных для успешного управления бизнес-процессами работ: определение, сбор и использование достоверных измерений. Такие достоверные измерения создают базу, позволяющую определить, насколько хорошо (т.е. результативно) и экономично (т.е. эффективно) удовлетворены потребности внутренних и внешних клиентов. Замеры процессов скажут нам, правильно ли мы понимаем потребности клиентов и переводим ли мы их ожидания и потребности в свою продукцию и услуги. Эти измерения скажут нам так же, как мы понимаем потребности предприятия, предоставляя информацию по контролю расходов о нашем положении в конкурентной среде и той добавленной ценности, которую мы даем своим клиентам.

Три основные категории замеров позволяют определить характеристики бизнес-процессов: эффективность, результативность и время цикла.

По определению, выход результативного процесса (в виде товара или услуги) удовлетворяет или превышает потребности клиента. Замеры процессов, определяющие результативность, соотносятся с уровнем качества выходных результатов процесса (дефекты, ошибки и т.д.). Процесс эффективен, если он достигает минимально возможного уровня потребления ресурсов и удовлетворяет потребности как клиента, так и бизнеса (отходы, переделка и т.д.).

Жизненно важной характеристикой процесса служит время цикла. Замеры времени цикла могут стать самым выявляющим сигналом для характеристик процесса. Время цикла включает затраченное время на выполнение не только работы по созданию добавленной ценности, но также и лишней работы для клиента, компании или обеих сторон.

Анализ процессов – это упорядоченное изучение с помощью количественных инструментов и методов, предпринимаемое с целью оценить характеристики процессов; выявление любой неадекватности и вызывающих ее причин; определение возможностей улучшения и принятие необходимых решений по корректирующим действиям. Цель анализа состоит в установлении причин неадекватных характеристик процесса, таких как дефекты, узкие места, переделки, избыточность, неизвестные требования и т.п.

Анализ обычно ведут вдоль потока процессов на основе уже сделанных замеров. Существует четыре основных этапа в анализе процессного потока:

Этап 1. Проанализируйте каждый символ решения. Ромбовидный символ решения может быть использован для указания либо операции разветвления в процессе, либо проверочной работы. Проверка включает технический контроль, испытания, оценки, осмотры и т.д. Часто на блок-схеме процесса проверка показывается с помощью ответвлений к более раннему этапу (петля обратной связи для переделки/исправления), когда критерии проверки не удовлетворяются. Операционные ответвления просто делят процесс на альтернативные или параллельные потоки, которые продолжают течь в направлении завершения процесса.

Этап 2. Проанализируйте каждую петлю обратной связи по переделке (исправлению). Проверочные работы порождают переделки и отходы. Исследуйте работы в петлях обратной связи по переделкам (исправлениям) и установите те из них, которые можно исключить, если дефекты будут предотвращены, что составляет, как правило, большинство работ. Отыскивайте способ использовать информацию в существующей петле обратной связи с тем, чтобы исключить повторяемость погрешностей. Другое важное соображение, связанное с петлей обратной связи по переделкам, – это ее «длина»: число шагов, которые нужно повторить; потерянное время; израсходованные ресурсы и т.д.

Этап 3. Проанализируйте символ каждой работы. Изучите основной поток процесса. Здесь бригада управления процессами должна поставить под сомнение ценность каждой работы с точки зрения ее стоимости и потребностей клиента. Это необходимо? Это избыточно? Нельзя ли это исключить? Добавляет ли это к той ценности, за которую клиент желает платить? В какой мере предотвращаются ошибки базовым проектом этой работы?

Этап 4. Проанализируйте каждый символ в документации или базе данных. Документы и базы данных являются важным источником информации, учитывая, что устаревшая информация может стать причиной ошибок и неверных решений. На этом этапе обратите особое внимание на информацию, которая записывается более чем в одном месте. Наконец, изыщите возможности использовать информацию, содержащуюся в документах и базе данных, для контроля или дальнейшего улучшения процесса.

Типы слабых мест в проекте процесса:

– избыточность промежуточного продукта;

– избыточность измерений (сверхконтроль);

– промежуточный выход без добавления ценности;

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

  • высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
  • существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
  • низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
  • длительное время поставки товара;
  • чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
  • проблемы со сроками выполнения договоров.
Читать еще:  Метод анализа счетов

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

  • аудит бухгалтерской отчётности;
  • изучается производственная документация;
  • описывается алгоритм производства;
  • изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

  • определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
  • исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
  • оценка выполнения установленного плана;
  • анализ использованных возможностей предприятия;
  • разработка плана оптимизации процессов.

Как осуществляется управление бизнес-процессами в организации — читайте в этой статье.

Все возможные виды бизнеса и их краткую характеристику вы можете найти здесь.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

  1. Опрос руководства и работников предприятия.
  2. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
  3. Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

  1. Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
  2. Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
  3. Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

  1. Составляется перечень основных этапов цикла.
  2. Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

  • подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
  • любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
  • выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.
  1. Рассматривается каждая деталь процесса.
  2. Анализируется содержание этапов цикла.
  3. Устанавливается перечень необходимых документов.
  4. Проверяется наличие информации во входящих бумагах.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

  1. Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
  2. Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
  3. Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

  • Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:
    • неравномерная загрузка сотрудников;
    • не используются системы автоматизации;
    • отсутствие комфортных условий работы.
  • Ранжирование причин. Установленные проблемы отсортированы в зависимости от степени важности.
  • Предложены варианты решения:
    • мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
    • установить причины неравномерной поставки продукции;
    • интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
    • внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
    • реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
    • систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector